Vedtægter§ 1. Foreningens navn er Skovmosen HF, forening af nyttehaver, Ermelundsstien, Jægersborgvej 53 B, 2800 Lyngby-Taarbæk kommune.
§ 2. Formål og virke
2.1 Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til nyttehaveformål udlagte areal, matr. nr. 13 R m.fl. i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund for området i sin helhed.
2.2 Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan, eller tinglyst deklaration og lignende, vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
2.3 Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark.
§ 3. Medlemmer
3.1 Som medlem kan optages myndige personer, der samtidig lejer en havelod ved medlemskabets indgåelse.
3.2 Medlemmet skal have fast og lovlig folkeregisteranmeldt bopæl udenfor haveforeningen. Adresseændring skal omgående meddeles formand eller kasserer og senest 2 uger efter, at ændringen er sket.
3.3 Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse.
3.4 Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale.
3.5 Hvert medlem kan kun tegne ét medlemskab og kan maksimalt leje ét hus og tre havelodder á 60 m2. Et medlem kan ikke samtidig være medlem af anden haveforening under Kolonihaveforbundet for Danmark. Overtrædes denne bestemmelse kan bestyrelsen bringe lejemålet til ophør med 14 dages varsel, jfr. §7.
3.6. Der oprettes intern og ekstern venteliste. Hvis et medlem ønsker et andet hus eller en anden have end det man har, skal medlemmet skrive sig på den interne venteliste hos kassereren. Når et hus eller en have bliver ledigt, meddeler kassereren alle på den interne venteliste, at et hus/have er ledigt. Det medlem, der står øverst på den interne venteliste, vælger først. Hvis man flytter hus eller have, sker det på de samme betingelser, som hvis man melder sig ud af foreningen og melder sig ind igen. Dog opkræves ikke indmeldelsesgebyr. Det hus og den have man har haft, vurderes af bestyrelsen, og der trækkes fra i depositum, hvis hus og/eller have er misligholdt. Personer udefra, som er interesseret i hus og/eller have i Skovmosen skrives på ekstern venteliste, efterhånden som de henvender sig til kassereren. Huse og haver, som ikke har interesse for medlemmer på den interne venteliste, tilbydes de potentielle medlemmer på den eksterne venteliste. Den, der står øverst, vælger først.
3.7 Otium. Ældre der har været medlem i over 10 år, og som ikke længere ønsker et havelod, kan ved betaling af et gebyr fastsat på generalforsamlingen få adgang til foreningen inkl. fælleshuset. Medlemmerne har ikke stemmeret på generalforsamlinger, men vil fortsat få kolonihavebladet tilsendt. Medlemmerne fritages for fællesarbejde samt daglig tjans. Huse kan ikke beholdes uden havelod.
§ 4. Depositum og hæftelse
4.1 Ved optagelse som medlem af foreningen skal erlægges et depositum, som fastlagt af generalforsamlingen. I forbindelse med optagelse som medlem erlægges desuden et optagelsesgebyr, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen, og som ikke tilbagebetales ved udtræden.
4.2 Depositum, nøgledepositum og indmeldelsesgebyr forfalder til umiddelbar betaling efter lejekontraktens underskrivelse. Nøgle udleveres, når beløbet er modtaget.
4.3 I forbindelse med medlemmets udtræden af foreningen skal depositum tilbagebetales senest en måned efter udtrædelsesdato såfremt nøglerne er afleveret. Herefter tilfalder depositummet foreningen.
4.4 Medlemmerne hæfter pro rata for foreningens gældsforpligtelser, således som disse til en hver tid fremgår af foreningens regnskab.
§ 5 Leje
5.1 Leje fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. vandledningsnedlæggelse, hegn, bygninger og lignende. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
5.2 Lejen dækker perioden 1/1 – 31/12 i et kalenderår og er forfalden den 1. februar. Lejeafgiften anses for rettidigt betalt, når den indbetales senest 3. hverdag efter forfaldsdagen.
5.3 Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør jf. §7.
§ 6. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede
6.1 Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende indenfor området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
6.2 Medlemmet er pligtig til at overholde alle bestemmelser, som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder pålægger området, ligesom medlemmet er pligtig til at overholde de i lejeaftalen indeholdte bestemmelser.
6.3 Hvis medlemmet ikke vedligeholder det lejede, kan bestyrelsen idømme pågældende en bod fastsat af generalforsamlingen. Pålagt bod er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§ 7. Opsigelse eller ophævelse af lejemålet
7.1 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har betalt restancen senest 14 dage efter, at skriftligt påkrav er afsendt eller fremsat af foreningens bestyrelse. Det er en forudsætning for ophævelsen af lejeaftalen, at foreningens påkrav er afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkeligt angives, at lejemålet bliver ophævet, hvis restance m.m. ikke betales inden udløbet af den meddelte frist.
7.2 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis medlemmet overlader brugen af havelodden til en anden, og trods påtale fortsætter dermed, eller såfremt brugeren af en havelod eller dennes husstand i gøren og laden er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dermed dens medlemmer.
7.3 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis medlemmet i væsentlig grad misrøgter det lejede eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området ude fra, eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens til enhver tid gældende vedtægter og ordensbestemmelser.
7.4 Ved lejemålets ophør skal huset været ryddet og rengjort. Staudehaven skal være fri for ukrudt , og havelodden skal være afrenset og gennemgravet. Hvis medlemmet har indrettet sin havelod på utraditionel vis, f.eks. med flisegange, sten, træer eller har væksthus, skal havelodden tilbageføres til udgangspunktet, dvs. gravet jord i hele stykket. Kun hvis et andet medlem ønsker at overtage haven med dens utraditionelle indretning, kan det udgående medlem efterlade sin havelod på anden vis end bar og gennemgravet. I så tilfælde skal den nye lejer overtage havelodden umiddelbart efter at medlemmet udtræder af foreningen. Det påhviler den nye lejer at aflevere havelodden i bar og gennemgravet stand.
7.5 Ved afregning med medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift, der er forbundet med opsigelsen og afrydningen af hus og havelod, samt skyldig pligtig pengeydelse.
7.6 Afgår et medlem ved døden før lejemålets udløb, er såvel foreningen som dødsboet berettiget til at opsige lejeaftalen med det for medlemmet gældende opsigelsesvarsel. Dog gælder: – at en efterlevende partner har ret til at fortsætte i lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette. – at myndige slægtninge i op- og nedadstigende linie har ret til at få overdraget lejemålet. Bestyrelsen afgør alene, om ovenfor anførte betingelser er opfyldt.
§ 8. Pligtarbejde / Fællesarbejde
8.1 Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer, der i følge hovedlejekontrakten hører til området, samt vedligeholdelse af foreningens fælles faciliteter. Medlemmer har endvidere pligt til at holde sin del af veje og stier udenfor egen have.
8.2 Bestyrelsen kan indkalde til pligtarbejde/fællesarbejde. Hvis medlemmet ikke giver møde, kan bestyrelsen idømme pågældende en bod fastsat af generalforsamlingen for hver udeblivelse. Pålagt bod er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§ 9. Generalforsamlingen
9.1 Foreningens Øverste myndighed er generalforsamlingen.
9.2 Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 4 måneder efter regnskabsårets slutning og med en dagsorden, der i det mindste skal indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent, stemmetællere.
- Beretning.
- Årsregnskab med evt., revisionsberetning.
- Indkomne forslag.
- Godkendelse af budget.
- Valg af formand/kasserer.
- Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
- Valg af revisorer og suppleanter.
- Evt.
9.3 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer eller når 1/4 af foreningens medlemmer fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen er i så fald pligtig at indkalde til generalforsamling inden 3 uger fra begæringens modtagelse. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun tages, hvis mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret generalforsamlingen, er til stede.
9.4 Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt med mindst 14 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 8 dages varsel.
9.5 Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden I hænde senest 1 måned efter regnskabsårets udløb. Indkomne forslag skal bekendtgøres til medlemmerne samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen.
9.6 Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem samt dennes ægtefælle eller samlever.
9.7 Der er een stemme for hvert medlemsskab.
9.8 Der kan Ikke stemmes ved fuldmagt.
9.9 Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de mødte stemmeberettigede ved simpelt flertal, – medmindre der skal stemmes om
- Vedtægtsændringer
- Optagelse af kollektive lån
- Ekstraordinære indskud
- Haveforeningens opløsning
hvor det kræves, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt og 2/3 af de afgivne stemmer går ind herfor. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
9.10 Referat fra generalforsamlinger underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand.
§ 10. Bestyrelsen
10.1 Generalforsamlingen vælger en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger.
10.2 Bestyrelsen består af mindst 3 medlemmer, der vælges for en toårig periode. Formand og kasserer vælges særskilt henholdsvis i lige og ulige år. 1-2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 1-2 bestyrelsesmedlemmer vælges i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
10.3 Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder 1. suppleanten i bestyrelsen, dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratræden ikke sker umiddelbart før en ordinær generalforsamling.
10.4 Bestyrelsen fastlægger grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot 1 medlem af bestyrelsen begærer det.
10.5 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
10.6 Der føres en protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøder.
10.7 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen afgør mulige tvivlsspørgsmål mellem medlemmerne.
10.8 Alle indbetalinger sker til foreningens pengeinstitut, og formand og kasserer er ansvarlige for at betale regninger vedrørende foreningens daglige drift efter foreningens regler og vedtægter fra den konto der er oprettet til dette formål.
10.9 Formand og kasserers samt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen iflg. bilag. Generalforsamlingen fastsætter beløb til dækning af telefonudgifter til formand og kasserer.
§ 11. Tegningsret
11.1 Foreningen tegnes af formanden og kassereren i fællesskab eller af den samlede bestyrelse.
§ 12. Regnskab og revision
12.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag.
12.2 Generalforsamlingen vælger 2 revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år. Det påhviler de valgte revisorer at revidere foreningens årsregnskab, samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
12.3 Revisorerne skal lave tjek af bankindeståender mindst en gang årligt.
§ 13. Foreningens opløsning
13.1 Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører det nye haveområde og med samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.
13.2 Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive nyttehaver udpeges 2 likvidatorer. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der er registrerede som medlemmer på dette tidspunkt.
13.3 Foreningen kan ikke opløses, så længe kontrakten med Københavns Kommune og Kolonihaveforbundet for Danmarks N. Ø. Kreds er i kraft.
Således vedtaget på foreningens ekstraordinære generalforsamling d. 12. september 2020
